Excel of Power BI: wanneer volstaat Excel niet meer?

Bijna elk MKB-bedrijf begint met Excel. Dat werkt prima, tot het punt waarop rapportages steeds meer tijd kosten en de cijfers bij oplevering alweer verouderd zijn. Dit artikel laat zien welke signalen daarop wijzen en wat Power BI dan concreet oplost.

Excel is voor veel MKB-bedrijven de eerste plek waar cijfers samenkomen. Dat werkt goed zolang het overzichtelijk blijft: één gebruiker, één bron, een paar tabbladen. Het probleem ontstaat zodra een bedrijf groeit. Meer klanten, meer systemen, meer mensen die iets willen weten. Op een gegeven moment kost het bijhouden van het rapport meer tijd dan het lezen ervan.

Dit artikel helpt je bepalen of dat moment voor jouw bedrijf al is aangebroken.

Waar Excel goed in blijft

Excel is geen slechte keuze. Voor een aantal situaties is het zelfs de snelste en goedkoopste optie:

• Een beperkte set cijfers die je zelf overzicht houdt, bijvoorbeeld een eenvoudige omzetteller per maand.
• Eenmalige berekeningen, zoals een offerte of een investeringssom die je één keer maakt.
• Eén gebruiker die het bestand zelf bijhoudt en er verder niemand naar hoeft te kijken.

Zodra een van die drie punten verandert, groeit de kans dat Excel je gaat vertragen in plaats van helpen.

De signalen dat Excel vastloopt

De meeste ondernemers herkennen dit moment pas achteraf. Dit zijn de signalen die er vaak aan voorafgaan:

• Je kopieert cijfers handmatig vanuit je boekhoudpakket, CRM of kassasysteem naar Excel, elke week of maand opnieuw.
• Het rapport is verouderd tegen de tijd dat het klaar is. Tegen de tijd dat het overzicht af is, zijn de cijfers alweer een week oud.
• Collega's werken met verschillende versies van hetzelfde bestand, met net iets andere cijfers.
• Formules breken zodra iemand per ongeluk een rij verwijdert of een kolom verplaatst.
• Je combineert meerdere bronnen handmatig, bijvoorbeeld omzet uit je boekhoudpakket naast voorraad uit een ander systeem.

Herken je twee of meer van deze punten, dan is het de moeite waard om te kijken wat een dashboard je oplevert.

Excel-bestanden samenvoegen: eerst het gewone antwoord

Het signaal dat ik het vaakst tegenkom is dit: elke maand een stapel Excel-bestanden onder elkaar plakken. Twaalf maandexports, of een bestand per vestiging, of een lijst per verkoper. Voordat je aan Power BI denkt, is het goed om te weten dat Excel dit zelf al kan.

Dat gereedschap heet Power Query en zit gewoon in Excel, onder het tabblad Gegevens. In het kort:

• Zet alle bestanden die je wilt samenvoegen in één map, en verder niets.
• In Excel: Gegevens, Gegevens ophalen, Uit bestand, Uit map.
• Kies je map en klik op Combineren en laden. Power Query plakt alle bestanden onder elkaar en zet er een kolom bij met de bestandsnaam, zodat je ziet waar elke rij vandaan komt.
• Volgende maand zet je het nieuwe bestand in dezelfde map en klik je op Vernieuwen. Meer werk is het niet.

Dit werkt zolang de bestanden dezelfde kolommen hebben. Verschilt de indeling per bestand, dan moet je eerst in Power Query de kolommen gelijktrekken, en daar gaat de meeste tijd in zitten.

Waarom dit hier staat: Power Query is precies dezelfde motor die onder Power BI zit. Doe je dit elke maand met de hand, dan heb je de stap naar Power BI eigenlijk al half gezet. Het verschil is dat Power BI de bestanden niet uit een map haalt maar rechtstreeks uit je boekhoudpakket of ERP, zodat er geen export meer aan te pas komt.

Wat Power BI concreet oplost

Power BI vervangt het handmatige kopieerwerk door een directe koppeling met je bronsystemen. Dat levert drie dingen op die Excel niet biedt:

• Actuele cijfers zonder handwerk. Het dashboard haalt de gegevens zelf op, meestal dagelijks, zonder dat iemand hoeft te exporteren of te plakken.
• Één versie van de waarheid. Iedereen kijkt naar dezelfde cijfers, berekend op dezelfde manier.
• Meer diepgang zonder extra werk. Filteren op klant, periode of regio kost een klik, geen nieuw tabblad.

Twee uur per week is 100 uur per jaar. Tegen een uurtarief van 35 tot 45 euro is dat 3.500 tot 4.500 euro aan tijd, alleen voor het bijwerken van een rapport. Dat zit al in de buurt van wat een Power BI Dashboard kost, met dit verschil: het dashboard blijft actueel zonder dat die uren elk jaar terugkomen.

Wat de stap naar Power BI kost

De investering hangt af van waar je bedrijf nu staat:

• Data Quick Scan (€750 tot €1.500): een korte analyse die laat zien waar je cijfers vandaan komen en wat een dashboard je concreet zou opleveren. Fijn startpunt als je nog twijfelt.
• Power BI Dashboard (€2.000 tot €4.500): een werkend dashboard met koppeling naar je bronsystemen, meestal binnen twee tot vier weken live.

Daar komen de licenties van Microsoft bij. Power BI Desktop is gratis, en betalen begint pas zodra je een rapport met een collega deelt. Wat dat kost staat op wat kost Power BI.

Voor de meeste MKB-bedrijven verdient een dashboard zichzelf terug via de tijd die niet meer in handmatig rapporteren gaat zitten, naast betere beslissingen doordat de cijfers actueel zijn.

Hoe je het juiste moment herkent

Er is geen vast omslagpunt, maar drie vragen helpen bij de inschatting:

• Kost het bijwerken van je rapportages structureel meer dan een paar uur per week?
• Werk je met cijfers uit meer dan één systeem die je handmatig samenvoegt?
• Nemen meerdere mensen beslissingen op basis van dat rapport?

Bij twee keer "ja" is een Data Quick Scan meestal al de moeite waard, ook als je nog niet zeker weet of een volledig dashboard nodig is.