AFAS of Exact Online koppelen aan Power BI: hoe werkt dat?

AFAS is eind 2025 gestopt met Qlik. Wie tot nu toe met AFAS BI of losse Excel-cockpits werkte, moet dus toch naar Power BI. Bij Exact Online speelt een vergelijkbaar probleem: het systeem heeft alle cijfers, maar de standaardrapportages zijn niet altijd waar je dagelijks op wil sturen. Dit artikel legt uit hoe een koppeling technisch werkt, wat je in de praktijk krijgt en waar je op moet letten.

Beide systemen doen wat ze moeten doen: AFAS en Exact Online leggen je administratie, facturen en projecten vast. Het probleem zit in de rapportage. De ingebouwde rapporten zijn generiek, Excel-cockpits kosten elke maand handwerk, en zodra je cijfers uit twee systemen naast elkaar wil zien, houdt het op. Power BI lost dat op, maar alleen als de koppeling goed staat.

Dit artikel gaat over hoe die koppeling in de praktijk werkt, voor beide systemen apart, en wat je er echt mee kunt.

Waarom het systeem zelf niet genoeg is

Zowel AFAS als Exact Online heeft een eigen rapportageomgeving. Die is prima voor een standaard overzicht, maar loopt vast zodra je iets specifieks wil:

• Cijfers uit meerdere administraties of systemen naast elkaar, bijvoorbeeld je boekhouding naast je CRM of je urenregistratie.
• Trends en prognoses die verder gaan dan een tabel met dit jaar versus vorig jaar.
• Een dashboard dat past bij hoe jij naar je bedrijf kijkt, in plaats van hoe de softwareleverancier dacht dat je ernaar zou kijken.

Voor AFAS-gebruikers is er nog een directere aanleiding: AFAS is eind 2025 definitief gestopt met de ondersteuning van Qlik als BI-oplossing. Wie nog met Qlik-rapportages werkte, moet toch een keuze maken, en Power BI is daarbij de voor de hand liggende route.

Zo werkt een koppeling met AFAS

AFAS Profit werkt met zogeheten GetConnectoren: een export van een specifieke set gegevens, bijvoorbeeld nacalculatie, debiteuren of projectresultaat. De koppeling verloopt in grote lijnen zo:

• Een GetConnector instellen in AFAS, onder Algemeen → Uitvoer → Beheer, met de velden die je in Power BI wil zien.
• Een AppConnector en token aanmaken, waarmee je bepaalt wie welke data mag ophalen.
• Power BI verbinden via Gegevens ophalen → Web, met de GetConnector-URL en het token in de header.
• Een ververssschema instellen, meestal dagelijks, zodat je nooit meer handmatig hoeft te exporteren.

Dit kun je zelf uitzoeken, of laten inrichten door iemand die de valkuilen al kent: verkeerd ingerichte GetConnectoren geven onvolledige of dubbele data, en dat merk je vaak pas als de cijfers niet kloppen.

Zo werkt een koppeling met Exact Online

Exact Online heeft een REST API die iets directer te benaderen is dan bij AFAS. Ook hier zijn er twee routes:

• Een kant-en-klare connector, die de meestgebruikte gegevens (verkoop, inkoop, voorraad, projecten) al in duidelijke tabellen aanbiedt. Snel op te zetten, prima voor standaardrapportages.
• Een koppeling op maat via de API of OData, nodig zodra je meerdere administraties wil combineren, historische data wil meenemen of eigen berekeningen wil toevoegen die niet standaard beschikbaar zijn.

Voor de meeste MKB-bedrijven met één administratie is een standaardconnector voldoende. Bij meerdere vestigingen, divisies of een wens tot consolidatie is de maatwerkroute vaak de betere investering, ook al kost die iets meer tijd om op te zetten.

En als je e-Boekhouden gebruikt?

e-Boekhouden heeft ook een API. Je maakt in je eigen beheerscherm een sleutel aan en daarmee kun je facturen, relaties en grootboekregels uitlezen. Technisch kan het dus net zo goed als bij AFAS en Exact Online.

Toch is het antwoord hier vaker nee. Wie e-Boekhouden gebruikt is meestal een eenmanszaak of een klein bedrijf met een paar honderd facturen per jaar. Een Power BI-dashboard kost dan al snel meer dan het oplevert, want je bouwt een apparaat om een vraag te beantwoorden die op een half A4 past.

Twee routes die wel passen:

• Power BI, als je meerdere administraties hebt of je cijfers naast data uit een ander systeem wil leggen. Dan is het dezelfde afweging als hierboven.
• Een maandelijks bericht in plaats van een dashboard. Daarvoor hebben we Sturo gebouwd: die leest je e-Boekhouden-administratie en stuurt elke maand je omzet, wie te laat betaalt en wat je aan btw opzij moet zetten. Geen dashboard waar je naartoe moet, en geen bouwtraject.

De vuistregel die we zelf aanhouden: onder de tien vaste rapportagevragen is een dashboard te zwaar. Daarboven verdient het zichzelf terug.

Wat je in de praktijk krijgt

Met AFAS of Exact Online gekoppeld aan Power BI zijn dit de rapportages die de meeste MKB-bedrijven als eerste bouwen:

• Omzet en marge per klant, in plaats van alleen een totaal per periode.
• Liquiditeitsoverzicht, met openstaande debiteuren en crediteuren in één beeld.
• Onderhanden werk en projectresultaat, vooral relevant als je met projecten of nacalculatie werkt.
• Een directieoverzicht dat elke ochtend automatisch klaarstaat, zonder dat iemand iets hoeft te exporteren.

Zelf doen of uitbesteden?

Zelf een GetConnector of API-koppeling opzetten kan, zeker als je al met Power Query hebt gewerkt. De techniek is voor beide systemen goed gedocumenteerd. De meeste tijdwinst zit in de juiste keuzes vooraf: welke data heb je echt nodig, hoe vaak moet die verversen, en wie mag wat zien. Een Power BI Dashboard bij Regio Insight staat inclusief deze koppeling meestal binnen twee tot vier weken live, met een vaste prijs vooraf.

Reken voor het zelf uitzoeken op een paar dagen, verspreid over enkele weken naast je andere werk: documentatie doorlezen, een eerste koppeling bouwen, en dan de onvermijdelijke correcties omdat een rekeningschema toch net anders in elkaar blijkt te zitten dan gedacht. Prima te doen als je die tijd hebt en het leuk vindt. Heb je die tijd niet, dan is uitbesteden meestal sneller terugverdiend dan de uren die het zelf kost.